POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Dans le cadre de la navigation sur le site https://www.cse-vygon-sipv.fr, (ci-après « le site »), le CSE VYGON SIPV est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnel au sens du règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.

La présente politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles du CSE VYGON SIPV, les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel (ci-après « données personnelles »). Le CSE VYGON SIPV est responsable du traitement des données personnelles collectées et traitées sur ce site.

Si vous naviguez sur la Plateforme Edenred Meyclub, accessible par connexion directe ou via ce Site, alors EDENRED FRANCE S.A.S est responsable du traitement. Une politique de protection des données décrit les traitements effectués par EDENRED FRANCE S.A.S dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme : https://www.meyclub.com/fr/personal-data/protection

1. DONNÉES COLLECTÉES ET TRAITÉES

Conformément au principe de minimisation, le CSE VYGON SIPV ne collecte que les données personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Le CSE VYGON SIPV peut recueillir des données personnelles vous concernant, directement auprès de vous ou indirectement auprès du service des ressources humaines de l'entreprise.

Les données recueillies indirectement auprès du service des ressources humaines sont :

Le nom, le prénom, l’adresse postale et les coordonnées professionnelles du bénéficiaire. Vous êtes informés de cette transmission en amont et avez la possibilité de vous y opposer.

Les données collectées par le CSE VYGON SIPV, pour la réalisation des finalités décrites au point 2, sont les suivantes :

1. 
   a) Pour l’identification de l’employé :
   – nom, prénom, sexe, date de naissance, adresse mail personnel, adresse postale personnel et numéro de téléphone personnel.
2. 
   b) Pour la situation familiale :
   – situation matrimoniale ;
   – personnes à charge/ayants droit : nom, prénom, sexe, date de naissance, lien avec l’ouvrant droit, nombre d’enfants ;
3. 
   c) Pour les éléments professionnels :
   – matricule interne, date d’embauche, service d’affectation, site et éventuellement date de sortie ;
4. 
   d) Pour la situation financière :
   – montants de revenus d’activité (avis d’imposition), part fiscale ;
   
   

Le recueil des informations relatives à votre situation financière est facultatif.
Dans le cadre de la mise en place d’un système de quotient familial permettant l’évaluation et la modulation de vos droits, l’absence de communication des éléments financiers ne vous exclut pas de l’octroi d’une activité sociale et culturelle. En revanche, votre contribution pourra s’élever au montant le plus élevé.

1. 
   e) Pour les prestations offertes :

  Œuvres sociales pouvant être proposées :

• chèques-cadeaux, distribution de cadeaux, billetterie-spectacles et loisirs, voyage et séjours, activités sportives ;
• attribution de primes de garderie, colonies de vacances, voyages scolaires;
• proposition d’offres promotionnelles

Les justificatifs de la réalisation de la prestation : facture avec date de début date de fin et coût de la prestation, nom de l’organisme fournisseur de la prestation.

2. FINALITÉS DE TRAITEMENT DES DONNÉES

Les traitements de données personnelles mis en œuvre par le CSE VYGON SIPV, peuvent avoir tout ou partie des finalités suivantes :

- Gestion administrative des bénéficiaires : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit…
- Gestion de la comptabilité : établissement de la comptabilité et des écritures comptables, déclarations sociales et fiscales obligatoires…
- Gestion des prestations d’œuvres sociales : gestion des attributions, inscriptions, commandes de prestations, remboursement de frais, suivi et historique de commandes de prestations et d’utilisation des subventions …
-  Gestion de la Communication : envoi par courriel, et le par le réseau social d’entreprise, d’informations relatives aux activités du CSE, aux activités sociales et culturelles proposées, d’invitations à des évènements…
- Gestion de la messagerie interne du Site

3. DURÉE DE CONSERVATION

Le CSE VYGON SIPV ne conserve les données personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées.

Le CSE VYGON SIPV est amené à conserver certaines de vos données personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales) :

• Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes sont conservés dix (10) ans ;
• Les justificatifs liés à l’attribution de prestation d’œuvres sociales (exemple : contrat de mariage, acte de naissance, etc.) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, en vue de satisfaire aux obligations en matière sociale, cas de contrôle de l’URSSAF ;
  
  
• Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF, …) sont conservées au minimum trois (3) ans, en plus de l’année en cours. Cette durée peut aller jusqu’à cinq (5) ans.

4. DESTINATAIRES DES DONNÉES

En dehors du CSE VYGON SIPV, les destinataires des données personnelles peuvent être :
- EDENRED FRANCE S.A.S aux fins d’hébergement, du support et de la maintenance du site, d’accompagnement à l’utilisation de la solution, et de création de votre compte sur la plateforme Edenred Meyclub.

- l’ANCV (Agence Nationale pour les Chèques Vacances)

- les Commissaires aux comptes et Experts-comptables

5. SÉCURITÉ DES DONNÉES

Le CSE VYGON SIPV s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les données personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.

Le CSE VYGON SIPV veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les données personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les données personnelles la formation nécessaire en matière de protection des données personnelles.

6. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

Vous pouvez, conformément à la réglementation applicable exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation du traitement, quant aux données personnelles vous concernant, auprès du CSE VYGON SIPV en envoyant votre demande par courriel à l’adresse : gdpr@vygon.com

Concernant les traitements liés à l’utilisation de la Plateforme Edenred Meyclub, vous pouvez exercer vos droits auprès de EDENRED FRANCE S.A.S par courriel à l’adresse : rgpd-dpo@edenred.com
ou par courrier postal à : EDENRED FRANCE S.A.S - Délégué à la protection des données personnelles – 166 – 180 Boulevard Gabriel Péri 92240 Malakoff)

7. ACTUALISATION DES DONNÉES TRANSMISES

Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.

8. EN SAVOIR PLUS

Pour en savoir plus sur notre politique de protection des données personnelles, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données à l’adresse suivante : gdrp@vygon.com

9. MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES

Le CSE VYGON SIPV est susceptible de modifier cette politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, vous en serez informé par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte.